Las cadenas hoteleras gestionan una estructura empresarial especialmente compleja: una sociedad matriz puede convivir con numerosas sociedades participadas, hoteles, establecimientos y unidades de negocio, cada una con sus propios CIF y obligaciones administrativas.
En este contexto, las notificaciones electrónicas de la DEHú (Dirección Electrónica Habilitada única) pueden convertirse rápidamente en un punto crítico de gestión.
El reto: gestionar cientos de notificaciones desde múltiples sociedades y establecimientos
Requerimientos de la DEHú procedentes de la Agencia Tributaria, Seguridad Social, ayuntamientos, organismos autonómicos u otras administraciones pueden llegar de forma simultánea a diferentes sociedades y CIF del grupo.
Cuando cada sociedad gestiona sus notificaciones de forma independiente, aumenta el riesgo de:
- No detectar una notificación dentro del plazo.
- Perder requerimientos importantes.
- Duplicar tareas entre departamentos.
- Depender de revisiones manuales.
- No saber quién ha recibido o gestionado una notificación.
- Tener información dispersa entre diferentes responsables.
- Dificultar la trazabilidad y la auditoría del proceso.
Para este grupo hotelero, con una media de 4.000 notificaciones al trimestre, el problema no era únicamente recibir notificaciones, sino garantizar que todas fueran detectadas, clasificadas, asignadas y gestionadas correctamente.
Resumen del proyecto
Grupo hotelero español, con más de cinco décadas de trayectoria y presencia nacional e internacional. Está especializado en hoteles y resorts vacacionales y figura entre las principales cadenas del ranking hotelero español con 23 establecimientos, más de 8.000 profesionales y de 10.000 habitaciones
Cifras
- 20 sociedades
- +4000 notificaciones electrónicas trimestrales
Resultados clave
⏱ Ahorro de tiempo y agilidad: Eliminación de las comprobaciones manuales e individuales por parte de cada sociedad o establecimiento, sustituidas por un enrutamiento automático y alertas automatizadas que aceleran los procesos.
⚠ Reducción de riesgos y pérdida de plazos: Minimización del riesgo de perder requerimientos importantes o no detectar notificaciones a tiempo mediante un sistema continuo de seguimiento y alertas.
📊 Control corporativo, trazabilidad y auditoría: Paso de una información dispersa e histórico fragmentado a una visión global del grupo con trazabilidad completa de quién recibe y gestiona cada notificación.
🔄 Eficiencia operativa y eliminación de duplicidades: Supresión de tareas duplicadas entre departamentos y de la dependencia de procesos manuales.
📥 Centralización y segmentación de tareas: Asignación clara de tareas y acceso segmentado a las notificaciones según el perfil (administración central, fiscal, responsable de sociedad o de hotel).
La solución: una gestión unificada y automatizada
Con la implantación de GoodOK, el grupo hotelero —compuesto por 20 sociedades dadas de alta como Gran Destinatario— ha logrado optimizar y elevar a un nuevo estándar la gestión de sus notificaciones electrónicas de la DEHú.
La solución elimina por completo la necesidad de que cada establecimiento o sociedad realice comprobaciones manuales dispersas, consolidando un único punto de control centralizado y eficiente para todo el grupo. Desde este entorno integrado, la organización no solo consulta las notificaciones y estructura la información por sociedad o cliente, sino que también automatiza la asignación de responsables y la configuración de alertas personalizadas, garantizando que cada equipo operativo reciba con precisión únicamente la información relevante para su gestión.
De una gestión descentralizada a un modelo corporativo
La diferencia fundamental está en que la cadena hotelera ha pasado de un modelo basado en la revisión individual a un modelo basado en la gestión corporativa automatizada.
El resultado: control corporativo de las notificaciones DEHú
Para este grupo centralizar la gestión de las notificaciones electrónicas no ha consistido simplemente en disponer de un único lugar donde consultarlas, ha supuesto crear un sistema corporativo de control, capaz de automatizar la detección, organización, asignación y seguimiento de las comunicaciones administrativas de las diferentes sociedades del grupo.
El resultado ha sido una gestión más eficiente, trazable y escalable, reduciendo la dependencia de procesos manuales y mejorando la capacidad de respuesta ante las Administraciones Públicas.
Una única plataforma. Todos los CIF. Todos los responsables. Todas las notificaciones bajo control.
✅ Cumple con normativas legales.
✅ Ahorra tiempo y evita sanciones.
✅ Recibe alertas y reportes en tiempo real.
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