Automatización de todas las notificaciones recibidas desde DEHú en asesoría
Situación Inicial
La empresa es una red de despachos profesionales especializada en asesoría y consultoría en las áreas Fiscal y Laboral. A pesar de contar con una solución instalada para la gestión y control de notificaciones electrónicas, esta no resultaba eficaz debido a que se basaba en web scraping.
Este enfoque no solo era ineficiente, sino que también exigía la intervención constante de dos empleados del despacho: uno del área Fiscal y otro del área Laboral, quienes debían encargarse de gestionar y supervisar las notificaciones de manera manual.
Problemas Detectados con la Solución previa:
Vigilancia de buzones mediante centralización de certificados y web scraping
- Riesgo de fallos y caídas: Las técnicas de web scraping pueden ser inestables y vulnerables a cambios en las plataformas web, lo que provoca la interrupción de su funcionalidad.
- Duplicidades: La centralización de notificaciones y el uso de scraping pueden generar duplicados, lo que complica el seguimiento adecuado de las notificaciones.
Falta de rendimiento
- Caídas del sistema: Los sistemas que dependen del scraping y la centralización suelen ser propensos a caídas, lo que afecta la capacidad de respuesta y la fiabilidad del servicio.
- Duplicaciones: Las duplicaciones constantes sobrecargan el sistema y aumentan la necesidad de intervención manual para eliminar los errores, reduciendo así la eficiencia.
Uso intensivo de recursos humanos
- 2 personas dedicadas a la vigilancia: El personal debía estar dedicado a tiempo completo a la supervisión manual de las notificaciones, lo que representa una gran inversión de recursos humanos.
- Tareas manuales de seguimiento: La necesidad de realizar acciones manuales aumentaba las probabilidades de cometer errores humanos, afectando la eficiencia operativa y reduciendo el tiempo disponible para tareas de mayor valor.
Resumen del proyecto
Situación Inicial
El cliente, una red de despachos profesionales especializada en asesoría y consultoría en las áreas Fiscal y Laboral, contaba con una solución informática para gestionar las notificaciones electrónicas de sus clientes.
El sistema informático anterior presentaba graves deficiencias operativas debido a una tecnología inestable basada en web scraping y centralización de certificados, lo que provocaba caídas constantes ante cualquier modificación en las webs de las administraciones públicas. Esta inestabilidad técnica generaba fallos continuos y alertas duplicadas que saturaban la plataforma por completo.
Como consecuencia directa de esta falta de fiabilidad en el software, la empresa sufría un alto coste en recursos humanos, viéndose obligada a destinar a dos empleados a tiempo completo —uno en el área Fiscal y otro en la Laboral— exclusivamente a vigilar, revisar y gestionar las notificaciones de manera manual para mitigar el riesgo de errores humanos o el vencimiento de plazos legales.
La Solución Implantada
Para resolver esta situación, la firma sustituyó su antiguo sistema por GoodOK conectada directamente con la Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHú), eliminando por completo el web scraping.
Resultados y Beneficios Clave
- Optimización y eficiencia: La automatización de la descarga y envío de notificaciones eliminó la vigilancia manual, liberando a dos empleados de tareas repetitivas para reubicarlos en funciones estratégicas.
- Estabilidad operativa: Se redujeron drásticamente las caídas, errores y duplicidades, mejorando el control visual del estado de los trámites y la trazabilidad de los accesos.
- Mejoras fiscales: Garantiza la continuidad del servicio ante bajas o vacaciones del personal y permite asignar tareas de forma personalizada por niveles de responsabilidad.
- Mejoras laborales: Ofrece vigilancia continua, seguridad jurídica en procesos complejos (como el SMAC) y evita sanciones o recargos por pagos fuera de plazo.
Conclusión
La automatización del control de notificaciones mitigó riesgos normativos, aportó estabilidad técnica y permitió reorientar el talento humano hacia una atención al cliente estratégica y de alta calidad.
GoodOK Notifica, la Solución
La necesidad de contar con una solución más eficiente y automatizada era clara, ya que el sistema anterior no proporcionaba la supervisión adecuada ni optimizaba el uso de los recursos humanos disponibles.
Ante este desafío, la empresa decidió buscar una alternativa que facilitara una gestión más eficaz y segura de las notificaciones electrónicas, liberando a su equipo de tareas repetitivas y permitiéndoles centrarse en brindar un servicio de asesoría de calidad a sus clientes.
Con la implementación de GoodOK, la forma de gestionar las notificaciones electrónicas provenientes de la Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHú) ha experimentado una transformación, ofreciendo una solución más eficiente, confiable y menos dependiente de procesos manuales.
Beneficios Clave
Automatización y Eficiencia
- Vigilancia automatizada: GoodOK Notifica se encarga de la vigilancia de las notificaciones, eliminando el uso de scraping y minimizando el riesgo de fallos.
- Reducción de duplicados: Gracias a un sistema optimizado para centralizar y organizar las notificaciones, se reduce al mínimo el riesgo de duplicaciones.
Mejora del Rendimiento
- Estabilidad y fiabilidad: A diferencia del sistema anterior, GoodOK Notifica está diseñado para ser robusto y estable, lo que disminuye las caídas del sistema y mejora su disponibilidad.
- Alertas y seguimiento automatizado: La plataforma permite programar alertas y realizar un seguimiento eficiente, mejorando así la capacidad de respuesta ante las notificaciones.
Optimización de Recursos Humanos
- Reducción de tareas manuales: Al automatizar la vigilancia y el seguimiento, el personal ya no necesita dedicarse a estas tareas repetitivas y puede concentrarse en funciones más estratégicas.
- Ahorro de tiempo: Con la capacidad de consultar, buscar y ordenar las notificaciones en una única pantalla, se ahorra tiempo y se disminuye la carga de trabajo manual.
Con GoodOK Notifica, la empresa ha logrado una gestión más eficiente, liberando tiempo y recursos para tareas de mayor valor, mientras asegura el cumplimiento normativo y la mejora continua en la atención a sus clientes.
Mejoras Área Fiscal
GoodOK Notifica ha resuelto de manera efectiva varios problemas operativos:
1. Optimización del Tiempo y Recursos
Gracias a la automatización, el seguimiento y control de las notificaciones ya no requieren muchas horas de trabajo. El proceso es ahora mucho más ágil y eficiente, permitiendo dedicar tiempo valioso a tareas más estratégicas y de mayor impacto.
2. Mejor Acceso a la Información durante Bajas de Personal
La automatización facilita el acceso a la información y la gestión de notificaciones, incluso cuando un miembro del equipo está de baja. Esto asegura una redistribución de tareas sin complicaciones y una respuesta oportuna a las notificaciones importantes.
GoodOK Notifica permite crear automatizaciones personalizadas ajustables a nuestras necesidades. Podemos programar notificaciones específicas para diferentes destinatarios, lo que nos ha ayudado a mantener un control más eficiente y rápido de nuestro buzón.
Facilita la agrupación y asignación de tareas por equipos, con niveles senior y roles adicionales para análisis y supervisión.
GoodOK Notifica es muy visual y claro, permitiendo ver fácilmente las notificaciones pendientes, recibidas, próximas a caducar, así como el historial de todas las acciones realizadas, incluyendo quién accede y abre las notificaciones.
Mejoras en el Área Laboral
1. Supervisión Constante y Eficiente
Las notificaciones ahora se controlan de forma continua, evitando cualquier lapso sin vigilancia. Esto garantiza que todas las comunicaciones relevantes sean detectadas a tiempo y gestionadas de manera adecuada, mejorando la capacidad de respuesta del equipo.
2. Comunicación Automatizada de Notificaciones
En el ámbito del Servicio de Mediación, Arbitraje y Conciliación (SMAC), desde que se permite la presentación telemática con acuerdo, el trabajador tiene la obligación de notificar a la empresa. Aunque en la práctica el 90 % de los casos son comunicados directamente, no es necesario preocuparse por el 10 % restante: en cuanto se presenta la solicitud de conciliación, la notificación llega de forma automática, asegurando así que no se pase por alto ninguna acción legal relevante.
Ahora trabajamos con mayor eficiencia y tranquilidad.
Gracias a la automatización con GoodOK Notifica, ya no es necesario realizar una vigilancia manual. Hemos configurado la plataforma para que descargue, acepte y envíe automáticamente las notificaciones tanto al asesor correspondiente como al cliente.
Esto ha permitido optimizar el trabajo del equipo, especialmente de quienes antes se dedicaban exclusivamente a estas tareas. Ahora tenemos un control más preciso: no se escapa ninguna notificación, revisamos todos los CIF a tiempo y evitamos recargos por pagos fuera de plazo.
Además, hemos ganado en calidad de vida y calidad de servicio. Al asegurarnos de que nada se pasa por alto, podemos centrarnos en lo que realmente aporta valor a nuestros clientes, ofreciendo una atención más estratégica y personalizada.
¡Da el siguiente paso hacia la automatización y control total de tus notificaciones electrónicas!
✅ Cumple con normativas legales.
✅ Ahorra tiempo y evita sanciones.
✅ Recibe alertas y reportes en tiempo real.
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